Wat is ICT Werkplekbeheer?
Effectief en efficiënt werkplekbeheer is tegenwoordig belangrijker dan ooit. Goede ICT op de werkplek is een echte ‘game changer’ geworden met zijn eigen uitdagingen. Werknemers eisen tegenwoordig flexibiliteit. Ze willen zowel thuis als op kantoor kunnen werken. Dit zorgt voor blije werknemers en dat is zeker in een tijd van personeelsschaarste een belangrijke basis om goed personeel te behouden en nieuw personeel aan te trekken. In deze blog gaan wij van LAAG8.IT vervolgens in op wat ICT Werkplekbeheer precies is en beantwoorden we volop vragen.
Werkplek beheer ICT, ook bekend als IT werkplekbeheer, verwijst naar het beheer en onderhoud van de computers, netwerken en software, die worden gebruikt op de werkplek binnen een organisatie. Dit omvat verschillende aspecten van IT-ondersteuning, zoals het installeren en configureren van computers en software, het oplossen van problemen, het beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten, het uitvoeren van back-ups en updates, en het waarborgen van de algehele operationele efficiëntie en veiligheid van de IT-infrastructuur op de werkplek.
ICT werkplek beheerders zijn verantwoordelijk voor het zorgen, dat medewerkers in staat zijn om hun werk te doen met behulp van technologie, en dat alle systemen goed functioneren en veilig zijn. Dit omvat vaak het bieden van technische ondersteuning aan medewerkers, het oplossen van problemen met hardware of software, het uitvoeren van preventief onderhoud om problemen te voorkomen en het implementeren van beveiligingsmaatregelen. Hierdoor worden gegevens en systemen beschermd tegen bedreigingen zoals virussen, malware en cyberaanvallen.
Wat valt onder Werkplekbeheer ICT?
ICT werkplek beheer omvat een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden, die gericht zijn op het onderhouden, ondersteunen en optimaliseren van de IT-infrastructuur en -apparatuur binnen een bedrijf of organisatie. Hierbij ligt de focus op de individuele werkplekken van gebruikers. Hier zijn enkele van de belangrijkste aspecten die onder ICT-werkplekbeheer vallen:
1. Installatie en configuratie
Het installeren, configureren en updaten van besturingssystemen, applicaties, drivers en andere software op individuele werkstations. Onderhoud en updates: Het uitvoeren van regulier onderhoud, zoals het bijwerken van software, patches en beveiligingsupdates om ervoor te zorgen dat alle systemen correct functioneren en veilig blijven.
2. Hardware-ondersteuning
Het bieden van ondersteuning voor hardware problemen, zoals bijvoorbeeld defecte apparatuur, storingen, hardware-upgrades en het installeren van randapparatuur zoals printers, scanners, enz.
3. ICT werkplekbeheer - Gebruikersondersteuning
Het bieden van technische ondersteuning aan eindgebruikers, inclusief het oplossen van problemen, het beantwoorden van vragen en het bieden van training en begeleiding bij het gebruik van IT-systemen en applicaties.
4. Beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten
Het bijvoorbeeld beheren van gebruikersaccounts, wachtwoorden en toegangsrechten tot systemen, applicaties en netwerkbronnen om de beveiliging en privacy van gegevens te waarborgen.
5. Monitoring en troubleshooting
Het monitoren van de prestaties en beschikbaarheid van werkstations en netwerkverbindingen, het identificeren van problemen en het uitvoeren van probleemoplossing om storingen zo snel mogelijk op te lossen.
6. Beveiliging
Het implementeren en handhaven van beveiligingsmaatregelen zoals bijvoorbeeld firewalls, antivirussoftware, encryptie en het afdwingen van beleid met betrekking tot informatiebeveiliging.
7. ICT werkplekbeheer - Backup en recovery
Het plannen, uitvoeren en controleren van regelmatige back-ups van gegevens op werkstations, evenals het herstellen van gegevens in geval van verlies of beschadiging.
8. Documentatie en rapportage
Het bijhouden van gedetailleerde documentatie over bijvoorbeeld de IT-infrastructuur, procedures, problemen en oplossingen, evenals het genereren van rapporten over prestaties, incidenten en andere relevante informatie.
Werkplekbeheerder – Taken en verantwoordelijkheden
De exacte taken en verantwoordelijkheden kunnen variëren afhankelijk van de grootte van de organisatie, de complexiteit van de IT-infrastructuur en de specifieke behoeften van de gebruikers. Over het algemeen is het doel van ICT-werkplekbeheer om ervoor te zorgen, dat alle IT-systemen effectief en efficiënt functioneren. Dit is noodzakelijk om de productiviteit van gebruikers te ondersteunen en de operationele doelen van de organisatie te bereiken.
Werkplek beheer op afstand
Werkplekbeheer op afstand, ook wel bekend als remote desktop management of remote IT-support, maakt gebruik van technologieën en tools waarmee IT-ondersteuningsteams op afstand toegang kunnen krijgen tot computers en andere apparaten in een netwerk. Hiermee kunnen ze onder andere problemen op lossen, updates uitvoeren, configuraties wijzigen, enzovoort.
Belangrijkste componenten en methoden van werkplekbeheer op afstand
1. Remote desktop software
Dit omvat softwaretools zoals TeamViewer, Remote Desktop Connection (RDC), AnyDesk, enzovoort. Deze tools stellen gebruikers in staat om op afstand verbinding te maken met een andere computer of apparaat alsof ze er lokaal bij zijn.
2. Agent-based management tools
Deze tools worden op de apparaten geïnstalleerd en stellen IT-beheerders in staat om op afstand toegang te krijgen tot en beheer uit te voeren op die apparaten. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld: LogMeIn, Bomgar, enzovoort.
3. Remote monitoring and management (RMM) software
Dit zijn krachtige platforms die IT-teams in staat stellen om op afstand de gezondheid en prestaties van apparaten in een netwerk te bewaken, software-updates uit te voeren, beveiligingspatches toe te passen, enzovoort.
4. Virtual Private Network (VPN)
Een VPN wordt vaak gebruikt om een veilige verbinding tot stand te brengen tussen de IT-ondersteuningsteams en de apparaten in het netwerk, vooral wanneer ze op afstand werken.
5. Protocollen voor externe toegang
Zoals het Remote Desktop Protocol (RDP) van Microsoft, dat wordt gebruikt om verbinding te maken met Windows-machines op afstand, of SSH (Secure Shell) voor het beheren van Unix-gebaseerde systemen.
6. Beveiliging
Aangezien werkplekbeheer op afstand gevoelige gegevens en systemen kan blootstellen aan potentiële bedreigingen, is het immers essentieel om beveiligingsmaatregelen te implementeren, zoals twee factor authenticatie, versleuteling van gegevens, toegangscontrole, enzovoort.
ICT Werkplekbeheer op afstand – Conclusie
Samengevat ICT Werkplekbeheer op afstand biedt tal van voordelen, zoals bijvoorbeeld het verminderen van reiskosten en downtime, het verbeteren van de efficiëntie van IT-teams en het snel oplossen van problemen. Daarom is het een essentieel onderdeel geworden van moderne IT-beheerpraktijken, vooral in een tijd waarin veel werknemers op afstand werken.
ICT werkplekbeheer uitbesteden
Het uitbesteden van ICT werkplekbeheer kan zowel voordelen als nadelen met zich meebrengen. Hier zijn enkele van beide:
1. Kostenbesparing
Uitbesteding van werkplekbeheer kan kostenbesparend zijn, vooral voor kleinere bedrijven die anders zouden moeten investeren in het opzetten van een interne IT-infrastructuur en het aannemen van gespecialiseerd personeel.
2. Focus op kerntaken
Door werkplekbeheer uit te besteden, kunnen bedrijven zich namelijk richten op hun kernactiviteiten, waardoor ze efficiënter kunnen werken en hun concurrentiepositie kunnen verbeteren.
3. Toegang tot expertise
Uitbestedingsbedrijven hebben vaak gespecialiseerde kennis en ervaring op het gebied van ICT. Hierdoor zijn ze beter uitgerust om complexe problemen op te lossen en de nieuwste technologieën te implementeren.
Flexibiliteit en schaalbaarheid
Uitbestedingsdiensten kunnen gemakkelijk worden opgeschaald of ingekrompen naargelang de behoeften van het bedrijf. Hierdoor realiseer je flexibiliteit in tijden van groei of krimp.
Nadelen
1. Verlies van controle
Het uitbesteden van werkplekbeheer kan immers leiden tot een zekere mate van verlies van controle over IT-processen en -systemen, wat kan leiden tot zorgen over veiligheid en naleving.
2. Afhankelijkheid van derden
Bedrijven die werkplekbeheer uitbesteden, zijn afhankelijk van de prestaties en betrouwbaarheid van externe dienstverleners. Als deze dienstverleners namelijk falen, kan dit leiden tot verstoringen van de bedrijfsvoering.
3. Communicatieproblemen
Het coördineren van activiteiten tussen interne teams en externe dienstverleners kan soms leiden tot communicatieproblemen. Dit kan de efficiëntie verminderen en de tijd voor probleemoplossing verlengen.
4. Risico’s met betrekking tot gegevensbeveiliging en privacy
Het uitbesteden van werkplekbeheer brengt echter risico’s met zich mee op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy, vooral als vertrouwelijke bedrijfsinformatie wordt gedeeld met externe partijen. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen, dat de uitbestedingspartner voldoet aan alle relevante regelgeving en beveiligingsnormen.
Wat kost een ICT werkplek?
Bij deze geven we een gemiddelde aan van wat een gemiddelde ICT werkplek kost.
| Laptop werkplek | Kosten | Desktop werkplek | Kosten |
|---|---|---|---|
| Laptop | 800 euro ex btw | Desktop | 900 euro ex btw |
| Toebehoren (scherm, laptophouder, muis en toetsenbord) | 225 euro ex btw | Toebehoren (scherm, muis en toetsenbord) | 200 euro ex btw |
| Extra scherm | 150 euro ex btw | ||
| Licenties | Kosten | ||
| Microsoft 365 standaard licentie | 140 euro per jaar per gebruiker incl btw | ||
| Optionele licenties: | |||
| Microsoft 365 premium i.p.v. standard licenties* | 250 euro per jaar per gebruiker incl btw | ||
| Adobe Acrobat Standard** | 200 euro per jaar per gebruiker incl btw | ||
| Adobe Creative Cloud | Prijs op aanvraag | ||
| Overige licenties*** | Prijs op aanvraag | ||
*Microsoft 365 premium biedt bedrijven de mogelijkheid om gebruikt te maken van Microsoft Intune waarmee het mogelijk wordt om (zakelijke) devices op afstand te beheren en te voorzien van een beveiligingsbeleid. Ook biedt Microsoft 365 premium aanvullende beveiligingsmogelijkheden met Microsoft Defender premium om werkplekken en emailverkeer beter te beveiligen.
ICT werkplekbeheer – Thuiswerken
Het ICT-landschap is aanzienlijk veranderd door de opkomst van thuiswerk, vooral in de nasleep van de COVID-19-pandemie. Hier zijn enkele belangrijke manieren waarop de ICT-werkplek is veranderd:
1. Toenemende afhankelijkheid van cloud technologieën
Thuiswerken heeft de adoptie van cloudoplossingen versneld. Bedrijven vertrouwen namelijk meer op cloud gebaseerde platforms voor communicatie, samenwerking, gegevensopslag en -beheer.
2. Virtual Private Networks (VPN’s) en beveiliging
Met medewerkers die op afstand werken, is de behoefte aan veilige toegang tot bedrijfssystemen enorm toegenomen. Organisaties hebben hun VPN-infrastructuur versterkt en geïmplementeerd om een veilige verbinding tussen externe werknemers en bedrijfsnetwerken te garanderen.
3. Focus op cybersecurity
Met een groter aantal externe toegangspunten tot bedrijfsnetwerken zijn cyberbeveiligingsrisico’s immers toegenomen. Bedrijven hebben meer aandacht besteed aan het verbeteren van hun cybersecuritymaatregelen, zoals bijvoorbeeld het implementeren van twee factor authenticatie, het verbeteren van firewalls en het uitvoeren van regelmatige security awareness-trainingen voor werknemers.
4. Verhoogde vraag naar digitale samenwerkingshulpmiddelen
Thuiswerken heeft de vraag naar tools voor digitale samenwerking zoals bijvoorbeeld videoconferenties, chatplatforms en projectmanagementsoftware sterk doen toenemen. Populaire platforms zoals Zoom, Microsoft Teams, Slack en Google Workspace zijn essentieel geworden voor effectieve communicatie en samenwerking op afstand.
5. Flexibiliteit in werkapparatuur
Werknemers hebben een grotere verscheidenheid aan apparaten gebruikt om vanuit huis te werken, zoals bijvoorbeeld laptops, tablets en smartphones. Dit heeft geleid tot een grotere vraag naar flexibele werkplekoplossingen, die compatibel zijn met verschillende apparaten en besturingssystemen.
6. Focus op digitale inclusie
Met werknemers die op afstand werken, is er immers meer aandacht besteed aan digitale inclusie en het waarborgen, dat alle werknemers toegang hebben tot de benodigde technologieën en middelen om effectief te kunnen werken, ongeacht hun locatie.
Veranderingen in IT-ondersteuning en dienstverlening
IT-teams hebben zich moeten aanpassen aan de ondersteuning van werknemers op afstand. Dit omvat bijvoorbeeld het op afstand oplossen van technische problemen, het bieden van virtuele training en ondersteuning, en het implementeren van self-service oplossingen voor veelvoorkomende IT-vragen.
Over het algemeen heeft thuiswerken een aanzienlijke impact gehad op de ICT-werkplek. Daarbij hebben organisaties zich snel aangepast aan nieuwe technologieën en werkwijzen om de productiviteit en efficiëntie op afstand te ondersteunen.
Werkplekbeheer ICT via de cloud
Ja, werkplekbeheer via de cloud is zeker mogelijk en wordt steeds populairder in veel bedrijven en organisaties. Werkplekbeheer via de cloud verwijst namelijk naar het beheer van de computersystemen, softwareapplicaties, en andere IT-infrastructuur van een organisatie via een cloud gebaseerd platform.
Er zijn verschillende manieren waarop werkplekbeheer via de cloud kan worden geïmplementeerd:
1. Cloud gebaseerde applicaties en software-as-a-service (SaaS)
Bedrijven kunnen gebruikmaken van SaaS-oplossingen voor verschillende softwaretoepassingen zoals bijvoorbeeld e-mail, documentbeheer, projectmanagement en meer. Deze toepassingen worden namelijk gehost in de cloud en kunnen via internettoegang vanaf elke locatie worden gebruikt.
2. Virtual Desktop Infrastructure (VDI)
Met VDI kunnen gebruikers toegang krijgen tot virtuele desktopomgevingen die worden gehost in de cloud. Hiermee kunnen gebruikers hun desktop, applicaties en bestanden benaderen vanaf elk apparaat met internettoegang, waardoor flexibiliteit en mobiliteit worden geboden.
3. Cloud gebaseerd beheer van IT-infrastructuur
IT-beheerders kunnen cloud gebaseerde tools en platforms gebruiken om de infrastructuur van een organisatie te beheren, zoals bijvoorbeeld netwerkbeheer, beveiliging, monitoring en onderhoud van servers en andere hardware bronnen.
Voordelen van werkplekbeheer via de cloud zijn onder meer
Schaalbaarheid: Organisaties kunnen gemakkelijk op- of afschalen afhankelijk van hun behoeften zonder grote investeringen in hardware.
Flexibiliteit en mobiliteit: Gebruikers kunnen vanaf elke locatie en vanaf verschillende apparaten toegang krijgen tot hun werkplek.
Kostenbesparing: Cloud gebaseerde oplossingen vereisen vaak lagere initiële investeringen en kunnen operationele kosten verminderen doordat onderhoud en updates worden afgehandeld door de cloud provider.
Verbeterde beveiliging: Cloudproviders bieden vaak geavanceerde beveiligingsfuncties en -praktijken, aangezien ze de gegevens en systemen willen beschermen tegen bedreigingen.
Het succes van werkplekbeheer via de cloud hangt af van factoren zoals bijvoorbeeld de specifieke behoeften van de organisatie, de vereiste beveiligingsniveaus en de beschikbaarheid van betrouwbare internetverbindingen.
