De juiste IT oplossing kiezen
Bij het kiezen van een ERP-systeem, CRM-systeem, of andere IT oplossingen voor bedrijven liggen er tal van valkuilen op de loer. Wij hebben de zes meest voorkomende fouten vastgesteld, en hoe deze vermeden kunnen worden.
1. IT oplossing - Onvoldoende vastleggen van wensen en eisen
Veel organisaties haasten zich te snel naar een technische oplossing zonder de essentiële stap te zetten van het grondig inventariseren en vastleggen van hun wensen en eisen. Dit kan leiden tot oplossingen, die niet aansluiten bij de werkelijke behoeften. Dit valt te voorkomen door te starten met een grondige inventarisatie van behoeften en problemen, zonder meteen in technische termen zoals bijvoorbeeld CRM, ERP, en PIM te duiken. Pas nadat deze helder zijn, is het tijd om over technische oplossingen na te denken.
2. Onjuiste keuze van leiders
Vaak wordt de selectie van een nieuwe IT-oplossing toevertrouwd aan personen, die toevallig beschikbaar zijn, in plaats van de meest geschikte leiders binnen de organisatie. Dit leidt vaak tot gebrek aan draagvlak en weerstand bij de implementatie. Dat kan voorkomen worden door binnen de organisatie naar leiders te zoeken met geloofwaardigheid en verbindingskracht. Dit moeten leiders zijn, die de organisatie goed kennen en in staat zijn om verschillende afdelingen te betrekken. Betrek dus zowel het management als de gebruikers in het besluitvormingsproces. Dit leidt meestal tot de minste weerstand en de grootste acceptatie voor de nieuwste oplossing.
3. Besluitvorming onder tijdsdruk
Beslissingen onder tijdsdruk leiden geregeld tot het negeren van belangrijke stappen in het selectieproces en het maken van verkeerde keuzes die later tot problemen leiden. Dit valt te voorkomen door het hoofd koel te houden en te zorgen voor gestructureerde besluitvorming, eventueel met ondersteuning van een ervaren IT-adviseur. Zo voorkom je, dat er niet voldoende vooruit wordt gekeken naar toekomstige behoeften en ontwikkelingen, waardoor bijvoorbeeld het gekozen systeem mogelijk niet schaalbaar of flexibel genoeg is om met de groei van de organisatie mee te gaan.
4. IT oplossing - Kiezen van de juiste leverancier
Bij het gebrek aan due diligence bij de leveranciersselectie kan een grote valkuil zijn. Het kiezen van een leverancier zonder grondig onderzoek naar hun reputatie, ervaring, en vermogen om aan de behoeften van de organisatie te voldoen is essentieel. Het selecteren van een leverancier, die niet past bij de grootte en complexiteit van de organisatie kan leiden tot teleurstelling en gebrek aan ondersteuning. Dit kan men namelijk voorkomen, door voor goed inzicht te zorgen in het aanbod van leveranciers. Kies daarbij voor een oplossing, die past bij de omvang van de organisatie.
5. Blind vertrouwen op leveranciers
Kritisch blijven ten opzichte van mooie verhalen van leveranciers is essentieel, aangezien zij primair geïnteresseerd zijn in het verkopen van hun oplossingen. Hoe dit te voorkomen? Schakel indien nodig een onafhankelijke IT-adviseur in van LAAG8.IT om kritische vragen te stellen en verrassingen tijdens de implementatie te voorkomen.
6. Gebrek aan budgetplanning en onvoldoende testen
Niet voldoende budget toewijzen voor alle aspecten van het implementatieproces, inclusief training, ondersteuning en eventuele aanpassingen na implementatie. Niet uitgebreid genoeg testen van het systeem voordat het in gebruik wordt genomen. Op die manier komen eventuele problemen of tekortkomingen namelijk pas aan het licht komen nadat het systeem al operationeel is.
De juiste IT oplossing kiezen – Conclusie
Sta je op het punt om een IT oplossing (Hardware of software pakket) te kiezen voor jouw bedrijf, ga dan ten eerste goed doordacht en gestructureerd te werk. Afhankelijk van de grootte van jouw bedrijf is er vaak een aanzienlijke investering mee gemoeid. Daarnaast heb je IT hardware en IT software immers vaak voor meerdere jaren in gebruik. Voldoende redenen dus om zorgvuldig te werk te gaan, zodat de aangeschafte IT oplossing goed rendeert nu en in de toekomst.
Nuttige blogs
